会议组织与管理

【课程背景】
会议管理重要的方式之一，也是企业日常工作中最普遍的工作内容，作为一种重要的管理工具和工作方式，会议的发起、计划、召集和实施是一系列环环相扣的细节方法和流程的有机整体，切实掌握这些方法和流程，有效提高会议效率和质量，提高成效同时降低会议成本，是各行各业管理所共同面临的现实问题；如何摆脱文山会海，会议叠生、效率低下的现状？如何提升各类会议的效果和水平，使会议发挥它应有的作用和功能，避免各类因会议而衍生的“副作用”，提升各级管理者的工作效能？本课程着重探讨和阐明开好会议、管好会议的重要方法和流程，对各级管理者提升会议能力和工作效能提供实用可靠的解决途径。
【课程收益】
1、学习和了解会议的基本知识和重要观点。
2、学习和掌握开好会议的衡量方法和标准。
3、掌握会议的规范流程如何有效组织和召开会议。
4、学习和掌握常见会议的组织。
5、掌握会议管理的基本方法和技能。
【课程对象】     企业各级管理人员 部门经理 总监 高层主管
【课程时间       2天（12小时）课程

第一讲：对会议的认知
一、对会议的认识
1、为什么要开会?
（1）形式的层面            （2）沟通的层面             （3）决策的层面           （4）组织的层面
2、会议的形式与类型
3、会议的基本要素和流程
（1）会议议题及目的                （2）会议召集、主持者               （3）与会者（议题相关）
（4）会议议程                      （5）会议时间及时限

二、什么是好的会议？
1、好的会议的标准
（1）达到目的、得到结果                        （2）与会者充分的参与
（3）紧扣主题                                  （4）有效利用时间
2、会议解决什么“问题”？
（1）达成共识                                      （2）形成方案、决议
（3）落实执行者和责任人                            （4）确定落实目标和追踪
3、时刻牢记会议的目的

第二讲：会议组织与管理

一、大会的组织

1、会前的准备工作         

（1）会议建议方案报批           （2）制发会议通知              （3）会议筹备                             

（4）会议文件材料准备           （5）会场布置                  （6）后勤、安全保障

2、会议召开期间工作

（1）会议签（报）到               （2）会议引导                （3）照相安排                                

（4）会议记录                     （5）编印文件材料            （6）会议安全保卫工作

（7）后勤服务保障工作             （8）其它服务工作

3、会后工作

（1）清退会议材料              （2）会议文件印发

情景演练：颁奖大会

二、办公会议的组织

1、开会前的准备工作

（1）如何判断会议是否举行                             （2）会议准备的内容

（3）主持人手册                                       （4）与会者守则

2、 高效会议的六项原则
 （1）严格控制会议范围                                （2）严格控制会议时间
 （3）严格控制会议数量                                （4）严格控制会议纪律
 （5）清晰准确的会议记录                              （6）高效务实的会议跟踪

3、会议的过程管理
（1）会前准备                                        （2）主持人的会议管理
（3）如何做开场白                                    （4）树立主持威信
（5）分配发言时间                                    （6）控制会议节奏

（7）推进会议流程                                    （8）如何圆满结束会议
4、主持人常用话术

（1）展示                  （2）探寻                （3）评论                  （4）建立
（5）测试理解情况          （6）排除                （7）引进              （8）就程序提出建议
（9）总结
【情景演练】会议主持开场白（1分钟）
 5、如何对待会议中的麻烦制造者

（1）跑题者                         （2）否定者                          （3）过敏者               

（4）革命者                         （5）羞涩者                          （6）如何操作“阶段式与会”（7）如何处理请假                   （8）如何处理缺席                    （9）如何处理走神

（10）如何处理开小会               （11）如何处理接打电话

4．如何做好会议记录
（1）会议文字记录资料                （2）会议记录的格式              （3）会议文字记录者的功能
（4）会议文字记录的原则              （5） 会议记录与会议纪要         （6） 会议文字记录的方法
 （7） 记录者位置的安排              （8）会场对记录的要点确认        （9）记录过程中的话术技巧

（10）探寻真实的意思表达            （11）询问错过的词句            （12）引导面向议题与议程的讨论
（13）确认记录真实正确              （14）会议记录工具：录音与录像
5、会议接待
（1）会议接待的原则                                （2）会议接待的职能组织：会务组

（3）会务组牵头人                                  （4）会务组组成
（5）会务组职责                                    （6）会议接待的事项与要点

（7）会议议程、与会人员的确认                      （8）与会人员与会行程安排
（9）与会人员接站与交通安排                        （10）与会人员登记
（11）会议费用收取                                （12）与会人员住宿安排
（13）与会人员餐饮安排                            （14）与会人员茶饮、茶歇安排
（15）与会人员会议间隙行动安排                    （16） 与会人员离场行程安排
（17）会议资料发放                                （18）与会伴手礼
（19）会议接待礼仪要点
6.会议跟踪
（1）会议决议发布的程序                          （2）会议决议的传达、跟踪
（3）会议决议的会后跟踪                          （4）主持者的跟踪
（5）与会者的跟踪                                （6）指定跟踪人的跟踪
（7）会议决议内容实施效果的考核
【情景演练】会议记录与会议决议的整理