高效会议管理技巧提升

高效会议管理技巧提升

要想提高团队协作效率，最有效的方式之一是利用好开会的机会：如果你同时要检查多个部门的工作进度，就组织一次会议；如果你想协调多方面的事务，也要考虑召开一个由多方面人员参与的会议；如果你想征得许多人或几个部门的同意，就要把握好做出重大决定的会议……会议原本是高效工作最好的工具，但若做不好会议管理，那么会议就会成为高效率的一大杀手。 

本课程详细讲解了会议的目的、种类和体系，准备会议的要领，会议中的沟通和反馈技巧，提高会议效率和质量的技巧以及作为主持人管理会议的技巧。显然，本课程将为各级管理人员迅速提升会议效率，进而将高效会议转化生产力提供极大的帮助。

课程目标：

1、 了解会议的目的、种类和体系

2、 了解会议效率不高的原因及对策

3、 掌握有效为会议做准备的要领

4、 掌握会议中的沟通和反馈技巧

5、 掌握会议主持人的会议管理技巧

6、 学会提高会议效率和质量的技巧

课程内容：

第一讲   当今会议现状

一、会议的意义

1．会议是一个集思广益的渠道

2．会议显示一个组织或一个部门的存在

3．会议是一种群体沟通的方式

二、会议的目的

1、开展有效的沟通

2、传达资讯

3、监督员工、协调矛盾

4、达成协议与解决问题

5、资源共享

6、开发创意

7、激励士气

8、巩固主管地位 

三、会议的种类

1、会议的种类—根据性质、形式、功能划分

2、会议的频率

四、会议成本的计算

1、会议的时间成本

2、直接的会议成本 

3、效率损失成本

第二讲   会议效率不高的原因及解决方案

一、会议效率不高的原因及预防性管理

1、会议的通病—效率不高

2、会议效率不高的原因

3、预防性管理

二、高效会议的八大特征

三、会议规范

1、会议时间安排的规范

2、固定的会议流程规范 

第三讲   开会前的准备工作

一、是否要开会

1．无需开会的“五个如果”

2．必须开会的“五个如果”

二、准备工作的作用

三、主持人的准备工作

1．主持人的4个准备工作 

2．SWOT分析 

第四讲   成功会议的五种策略

一、如何做开场白

二、如何分配发言时间

三、如何掌握议事进度

1．语言方式

2．非语言方式

四、如何达成决议——决策方式

1．权威决策

2．少数服从多数决策

3．共识决策

4．无异议决策

五、如何圆满结束会议

 第五讲   会议中的沟通与反馈技巧

一、会议中的沟通

1、3种沟通图画及原理

2、有效沟通原则

3、造成沟通困难的因素 

4、如何建立信任

二、会议中的反馈技巧

1．反馈的两种方式 

2．反馈的两种类 

3．反馈时的特征 

4．如何接受反馈

 第六讲   主持人的会议管理技巧

一、倾听的技巧

1．倾听的礼节

2．倾听的具体方法

3．倾听的误区

4．“倾听”小总结

二、说话的技巧 

第七讲   如何对待会议中的意外情况

一、与“Cicada蝉”相遇

二、与“Shark鲨鱼”相遇

三、与“Donkey驴”相遇

四、遭遇“Rabbit Tracking兔子般追踪”

五、与“Crab螃蟹(跑题者)”相遇

第八讲   主持人与参会者的守则与责任

一、主持人的守则与责任

1．具体的守则与责任 

2．主持人作为矛盾调停者的失败表现 

二、参会者的守则与责任

三、如何处理会议中的冲突

 第九讲   会议记录

 一、会议记录者的功能

1、会议记录者特别重要。

2、会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。

3、会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。

4、观察预防功能。

5、谁能胜任会议记录者

第十讲  会后跟进

一、作为参会者的会后跟进

二、作为主持人的会后跟进

三、自我评定

四、怎样提高下次会议的质量

五、关于习惯