有效的会议与能力促进

一. 训练题目：有效的会议与能力促进

 (富士康成都)

二. 课程时数：7小时

三. 参加人员：中高层级主管人员

四. 课程大纲：

 framework式”教学:

1.先做框架定义

2.论述原理theory

3.情境假设 assumption (34合并)

4.情境案例 (34合并)

5.实务操作(Practice）

壹. 会议事前准备与过程步骤分析

(一).会议的问题与目的

    ●企业内部的运作绩效，首重行政沟通，包括：流程、报表、签呈及会议等方式。其中

      尤其以会议较为复杂，它产生的问题有时间不够、信息不全、议题离散、冲突争执、

      会后敷衍、问题分歧、决策错误、主持不佳、……等

    ●开会看似简单，但我们经常发现，很多组织总是不停地开会，却达不成任何结果。  

      员工一听开会就烦真的一定要以开会的模式来进行吗

    ●组织高效的会议，须要有周全的会前准备工作。很多会议就是因为缺乏完整

      的会前工作，才导致低质量的讨论过程。其实会前的准备工作，并非只是主事者选定

      哪些人与会及设定讨论事项而已。

    ●会前准备工作的作用主要目的

      遴选最恰当的讨论方式；使与会者对讨论有清楚的方向可循；清楚地告知与会者应有

      何种行为表现；节省时间并减少冲突。

(二).良好会议举办该有的步骤检查

    ●厘清开会的目的与要求

    ●选择合适的主席并筛选与会者(会议发起者并不一定就是主席)

      案例分析

    ●向与会者做简报

    ●选择合适的开会时间与地点

      案例分析

    ●对讨论与集思广益活力度的重视

      案例分析

    ●有效整合会议中的意见

      案例分析

    ●遴选恰当的会议记录者

      案例分析

    ●决议通过后的工作分配

(三).会议进行没效率常发生的问题总结

    ●与会人数越多会议往往就越没效率

    ●时间地点未做详尽的考虑，随意指定开会时间与地点，所以因故不能出席、会议中途

      离席、打扰断情形很多

    ●为不重要的问题陷入争执

    ●会议时间冗长，最后却没有达成结论

    ●死气沉沉没有会议讨论活力

    ●会议主题时常漫无焦点或扯出其他问题

    ●主席缺乏讨论整合能力，常会导致会中无法达成决议，或有讨论而无决议

    ●与会者的重要发言及决议都未被正确地记录下来，并在会后未发给与会者

    ●在讨论完后未作条例式重点总结

    ●未应察看各执行细目是否都有人负责

    ●会议记录者未帮助主席查核工作分派的状况

    ●课堂分组讨论  题目 会议不顺畅发生的问题总结

                    会议前   会议中   会议后三阶段

                    分组讨论15分钟   各分组报告5分钟

贰.达成会议目标效率安排与管理流程

(一).会议目标的进行流程与障碍排除 (参考)

    ●开会的目的与要求

      应尽可能以一句话清楚地表述出来。清楚的程度至少要包括：为何开会、谁来开会及

      决议何时该执行完毕。 

    ●筛选出恰当的与会者名单

      让讨论议题明确化，才决定谁该参加，即可将原本耗费众多人力、物力的会议，精简

      成较小型的会议。只要小型会议管理得当，开会的时间会比原来少，且有效 

    ●时间及地点做详尽的考虑

      不能随意指定一个开会时间与地点，就要所有人配合，否则因故不能出席的理由便会

      接踵而来。较周全的方法是先把与会者对会议的重要性列出来，调查能出席者的共同

      时间。若真的很难凑出共同的时间，则允许不能出席者指派代表参加。

    ●通知名单内的人士到会

      通知与会者，向其解释开会目的与请他与会的理由、该准备哪些资料及会议召集人所

      期望的会议目标。事先告知与会者可能被询问的问题，请其预先作准备，这对于增进

      议事效率有实质性的帮助 

    ●议程设计是高效率会议的开始

      无论是临时或固定召开的会议，议程规划都是非常重要的。该书给出了有效会议的标

      准议程：（1）厘清并解释问题；（2）分析问题（3）评估各相应对策的标准（4）商议 

      相应对策（5）遴选可行的对策（6）决议完成

    ●厘清暨解释问题

      正式讨论开始前，把要讨论的问题界定及解释清楚。相反，很多会议一开始就发生了  

      争辩，使得讨论的焦点模糊；或到最后因时间不够，而草草决议。这样形成的决议往

      往是造成更多问题的根源。在分发给与会者的议程表里，也应标明各议题所预计使用

      的时间，供主席及与会者遵循。

    ●决议正确地记录

      与会者的重要发言及决议都应被正确地记录下来，并在会后发给与会者。此会议的记

      录者，也要能简短扼要并忠实地记录

    ●决议成开始分配工作

      工作分派的状况也应写入会议记录里，并发给与会者。如此可避免日后发生责任归属

      的误会或其他问题。这对督促与会者依计划完成既定目标，大有帮助。 

    ●会议沟通讨论地雷   

      沟通价值观差异性  

      沟通用词传递模糊   

      常被打断   

      参会者讨论参与度不高

    ●课堂分组讨论  题目  为何讨论过程中参会者该注意哪些沟通技巧与重点

                          分组讨论15分钟   各分组报告5分钟

                          案例分析 

叁. 主管管理方法与组织活力度和会议成果巨大关联性

(一).主管组织活力度的思维与会议观察

    ●会议进行最大的地雷总结

      时间确定  时间控制  讨论活力度   听与说的观察   主席的观察

      福特汽车接班人的主持(早年做法)

    ●日常管理模式对会议讨论踊跃度的潜在影响

      案例分析

    ●课堂分组讨论  题目  提升会议讨论的活力度

                          分组讨论15分钟   各分组报告5分钟

                          案例分析 

(二).为何会议讨论与过程会死气沉沉 (组织活力度与成果成正比)

    ●主管在组织活力度的思维必须进化

      为何组织活力度与会议讨论与成果有巨大关联性

●视频观赏CEO最后一天上班的惊喜 (与众不同的领导方法)

    ●在YouTube点击超过500w次的精彩视频  ，全世界最大奢侈品网购公司NET A POTER  

       视频中男主海豚性思维与组织活力度的实际操作方式总结

       男主的说明自己管理操作方式    员工对高层管理方式的感受与点评

    ●实战总结1   主管多元化的角色扮演的技巧 (领导模式活力度最重要所在 )

                   东方的权力距离与活力文化

                   趋势管理之父对目前人员特质做了以下描述

                   ( 企图心与野心  服从力  舞台  应变力  自我思维与野性 )

                   主管需给部属有舞台空间 ( 有些地方你没注意到组织活力度 )

                   (没有野性的人是庸才   没有野心的人锐气就不意保存 )     

    ●实战总结 2   主管须由命令控制转变为活力度影响的技巧 

                   (国内主管组织活力度的致命地雷)

                   组织带领的以下变化（20/80与80/20模式修正方式）

    ●实战总结 3   领导管理手法与新人际关系与组织活力度的运用技巧 

                   孟子梁惠王篇  ：下君用人之力  中君用人之能  上君用人之智

    ●实战总结 4   需对部属人员行为性向模式了解差异对应 (如何进行)

                   案例分析

    ●课堂分组讨论  题目  在海豚式管理中可以参考其思维的提升组织活力度的方法

                          分组讨论15分钟   各分组报告5分钟

                          案例分析 

(三).主席控场提高会议成效的要领

    ●要严格遵守会议的开始时间

    ●要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明    

●主席要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者

    ●与会者对于时间的运用要有共识

    ●主席归纳整合确认各点，注意将与会者提出的新意见与讨论过的建议相整合，在必要

      时可以打断发言。讨论的议案如果没有适时做整就会没完没了。

    ●与会纪录者能力(最好专职纪录勿其他干扰)

      就会议控制而言，会议记录者的地位可说是仅次于主席，能准确重述所听到的内容，

      同时记录各人发言而不失误

(四).会议参与人员必须遵守的讨论规矩参考(可先打印提前给予)

    ●课堂分组讨论  题目  参与会议该特别注意哪些重点? 我该提升那些个人技巧

                          分组讨论15分钟   各分组报告5分钟

                          案例分析 

    ●发言时不可长篇大论滔滔不绝

    ●不可从头到尾沉默到底

    ●不可引用不正确的数据

    ●不要尽谈些期待性的预测

    ●不可做人身攻击

    ●不可打断他人的发言

    ●不要谈到抽象论或观念论

    ●不可对发言者吹毛求疵

    ●不要中途离席

 (五).会后事务进度追踪参考

    ●会议须注意倾听。仅当需要发表自己见解或被征询意见的时候，进行简洁明确的发言，

      不要随意参加与自己无关项目的讨论

    ●对涉及自己的工作的决策、行动计划要做记录

    ●阅读备忘录或会议记录，注意那些与你有关的决策和行动计划

    ●记下与你有关的行动计划的具体细节，包括时间和标准。并对自己的执行加以控制

    ●有执行问题立刻向上反映

    ●做好工作时间管理与执行力控制